Как обратиться с просьбой так, чтобы её выполнили?

Как обратиться с просьбой, чтобы ее услышали — психология

Н.И. Козлов

С просьбой обращаются, когда нечто нужно вам, а человек вам не должен, когда договора не было и обоснованность ваших ожиданий никто подтвердить не может.

Просьба — это формулирование ожиданий как бы с позиций слабого, как бы с позиции снизу… Почему «как бы»? Потому что часто это только лукавство.

Потому что некоторые просьбы звучат настолько сильно, что отказать в просьбе — очень сложно, почти нереально.

Обратите внимание

Нередко можно заметить разнообразные маленькие хитрости при формулировании просьбы, иногда манипулятивного плана: нежный взгляд и руки, которые девушка кладет на грудь молодому человеку, когда очень просит о чем-то для нее важном; коммуникативные подводки, помогающие создать нужный контекст, интересное видение, желательный настрой… Как к ним относиться? Как к инструментам, которые в одних руках будут опасны, а в других — прекрасны.

Хорошо сформулированная просьба — просьба вежливая, красивая, сильная, обоснованная и спокойная, не дрожащая от страха отказа. При этом, насколько просьба должна быть действительно мягкой? Это зависит от ситуации и отношений между людьми.

Иногда, обращаясь с просьбой, люди специально подчеркивают необязательность своего обращения, с примерным смыслом: «Мне было бы приятно, но это не очень важно, и если тебе это затруднительно, то делать точно ничего не нужно».

«А вас, Штирлиц, я попрошу остаться…»

Однако, как бы «убедительно» ни формулировалась просьба, по правилам этики настаивать на своей просьбе — нельзя. Это — не этично. Тот, кто настаивает на своей просьбе, ведет себя конфликтно, при том что тот, кто возражает против настаивания — прав.

Вежливые люди за удовлетворение просьбы благодарят, а в случае отказа — извиняются за беспокойство. Не пошли вам на встречу — имеют право.

Все хорошо, никто никому ничего не должен, внутреннего напряжения нет, внешнего конфликта не будет, расслабились и отстали.

«Никто никому ничего не должен» — один из жизненных принципов. При правильном толковании принцип «Никто никому ничего не должен» — основа цивилизованных отношений, при неправильном — удобная защита для эгоистов и Паразитов.

Внимание, еще раз, это важно: Просьба отличается от требования и настаивания тем, что не подразумевает обязательность исполнения, а оставляет возможность отказа. Если вам на самом деле принципиально важно, если вы на самом деле собираетесь настаивать, то не надо использовать форму просьбы. Вы можете ввести людей в заблуждение и создадите проблемы и людям, и себе.

Просьбы более всего распространены в отношениях близких людей. Как правило, при нормальных отношениях достаточно попросить, и если просьба понятна, обоснована и не трудна, вам идут навстречу. Если вам не идут навстречу, то, возможно, у вас испорчены отношения.

Важно

Иногда причина в другом — у человека личные проблемы и ему не до вас. А бывает, что вы плохо или неудачно обратились: жестко, или не вовремя, или нетактично. Не страшно: извинитесь, а в следующий раз скорректируйте обращение, найдите более оптимальную форму.

А как девушке обратиться к мужчине, чтобы он на встречу принес ей цветы? Девушке — просто, если мужчина в ней заинтересован, она может просто удивленно открыть навстречу ему глаза: «А цветы? Ко мне — и без цветов? Что за молодые люди! Ни одного поцелуя не будет, пока ты не принесешь мне самую красивую розу! Одну — но самую красивую».

Немного сложнее с аналогичной просьбой обратиться женщине к взрослому мужчине, если у них уже идут отношения, а цветов он ей почти принципиально не дарит. Волшебное время первых свиданий пропущено, привычки дарить цветы у него нет.

Как обратиться к нему с такой просьбой? Это можно сделать весело. Когда смс-ками договариваетесь о встрече, напишите ему: «И у меня к тебе сегодня будет просьба.

Выполнишь?» Скорее, мужчина сразу не согласится, ответит: «А о чем идет речь? Разверни пожалуйста свою просьбу!» Тут не нужно обижаться, тут можно мягко, но упереться: «Пообещай просто так. Помни, я у тебя не вредная, а хорошая, а просьба маленькая. Выполнишь?» Ответ будет: «Выполню!»

Ну и хорошо!

Просьба помыть посуду

Самое простое, это, конечно: «Помой, пожалуйста, посуду!». Немного теплее так: «Родной, помоги мне пожалуйста, мог бы ты помыть посуду?» Если речь не о том, чтобы муж помог жене, а выполнил договоренность о том, что каждый посуду моет за собой сам, то самая простая форма: «Милый, я выполняю роль напоминалки — ты хотел помыть за собой посуду. Я тебя люблю!»

Могут быть и более веселые варианты. Например, игра в любезности:

— Любезный муж, помой, пожалуйста, посуду после себя, как у нас это заведено.

— Почтенная жена, всенепременно, сразу после футбола. Прошу не делать мне излишних замечаний — раздражает.

— Прошу прощения за напоминание, просто возникло желание ускорить наступление порядка.

Еще вариант — игра «Следствие ведут Колобки». Разыгрываем театральную постановку, включаемся в роль и начинаем разговор в третьем лице. Например:

— Слушай, тут такая интересная история произошла, помоги разобраться

Источник: https://obu4ayka.ru/otnosheniya/kak-obratitsya-s-prosboj-chtoby-ee-uslyshali-psihologiya.html

Что сделать, чтобы просьбу выполнили: 5 важных аспектов и метод

Сколько раз нам приходится повторять  просьбы своим близким или давать поручения и ждать, чтобы они были выполнены.

Порой столько нервов приходится потратить, только измерить это ничем не возможно. Что делать чтобы просьбу выполнили? Психологи говорят, что просить надо правильно и тогда все просьбы будут выполняться.

Часто мы сами так строим свою просьбу, что сразу же напрашиваемся на отказ, говорим, используя недовольную интонацию или интонацию упрека.

Сегодня хочу познакомить вас, уважаемые читатели с одним  психологическим приемом, который подобно гипнозу обеспечивает выполнение любых просьб, заданий, поручений.

Если хочешь, чтобы просьбу твою выполнили

Давайте вспомним, что такое просьба. Обычно, это обращение в вежливой форме, выражающее удовлетворение вашего желания. Человек, к которому она обращена, вправе  самостоятельно принять решение, выполнять или не выполнять озвученную просьбу.

Если просьба изложена в вежливой форме и не наносит никакого вреда человеку, то он ее выполняет. Но когда она звучит в виде приказа или повышенным тоном, или ущемляет каким-либо образом того, кого вы об этом просите, то вряд ли ее кто выполнит.

Поэтому, обращаясь с просьбой, надо думать не только о себе, но и том человеке, которого ты просишь удовлетворить ее.

На что делать упор: 4 важных аспекта:

Психологи выделяют 5 важных аспектов, при соблюдении которых, люди охотно будут откликаться на ваши просьбы.

Говорите конкретно, а не общими фразами

Просьбы должны быть понятны тому, кому вы ее адресуете. Когда вы просите своего сына быть внимательнее — это общие фразы, но не просьба. Трудно понять:

  • когда быть внимательнее,
  • что вы подразумеваете под этим словом,
  • насколько быть внимательным..

Могут возникнуть и другие вопросы. А если вы попросите мужа купить хлеб в магазине, это будет уже конкретная просьба.

Как формулировать предложение с просьбой

Специалисты уверены, что употребляя частицу «не» в своей просьбе, вы всегда получите противоположный результат. Если вы сформулировали свою просьбу так: «Я хочу чтобы ты не садился за стол с грязными руками»… Частица «не» ускользает из внимания человека и он продолжает делать то же самое.

А применение глагола «быть», по мнению психологов указывает, что он делает что-то неправильно. К примеру, вы обращаетесь к мужу: «Ты может быть поспешишь?» Эта фраза может  вызвать противоречивую реакцию в ответ.

Просьба должна звучать в настоящем времени

Вы говорите мужу: «В следующий раз, после еды убери, пожалуйста, за собой посуду» и эта фраза звучит неправильно. Хотя в ней есть конкретность и присутствует вежливое обращение, но она говорит о будущем. И совсем нет уверенности, что она в будущем будет выполнена, ведь о ней, просто могут позабыть.

Во время просьбы следите за тоном речи

Формулируя просьбу, важно не скатиться на требовательный тон. Это часто происходит, когда вы уже просили об этом, просьба оказалась невыполненной и вас начинают захлестывать эмоции. Эффекта от этого мало.

Не обижайтесь, если вам отказали

Все должны быть готовыми к тому, что человек вправе отказать в просьбе. Вы просите, он отказывает в вашей просьбе, это нормальное явление. Человек имеет право отказаться. Вы естественно расстроены, но не надо хранить обид.

Нормальные отношения могут строиться таким образом, когда один просит, а второй отказывает или соглашается выполнить просьбу. Оставьте ее до следующего раза и снова попросите вежливо, не напоминая, что уже обращались.

Еще один интересный прием от известного психолога   

Автором этого приема является М. Николаева-Гарина, психолог и гипнолог.  Привожу его полностью, без изменений. Вот что она пишет:

«Показываю, как справиться с этим безобразием. Раскрываю профессиональный секрет гипнологов, который безукоризненно обеспечивает выполнение любых просьб и поручений. Этот прием мягко и наповал убивает любое сопротивление и любое нежелание выполнять твое поручение, и в результате твои поручения и просьбы, послушно выполняются».

А теперь сам метод:

Хорошего настроения вам, уважаемые читатели. Желаю, чтобы все ваши просьбы выполнялись!

•••☀•••☀•••☀•••

Источник: https://monamo.ru/chto-kak/chtoby-prosbu-vypolnili

Как обратиться с просьбой так, чтобы ее выполнили

Оригинал взят у psy_om в Как обратиться с просьбой так, чтобы ее выполнили

© Alex Censor, 1993 -2008

Часть 2: Выбираем правильные слова. Пять составляющих просьбы

Некоторые слова «работают» лучше других

В первой части мы рассматривали большую и не всегда очевидную разницу между просьбой и требованием. Надеюсь, мне удалось донести до вас, что разница состоит в посыле, энергии, духе и умонастроении.

Во второй части я предлагаю рассмотреть, как различные стили речи и разные способы формулирования просьб влияют на эффективность их выполнения и  их понимание. Но одного только правильного использования слов недостаточно.

Не развив способность чувствовать энергетику запроса, а также, не изучив тревожные признаки реакции на требования, правильные слова в лучшем случае будут как пластырь для царапины, в худшем же станут непреодолимым препятствием в общении.

Как только вы приняли решение обратиться к другому с просьбой, вы можете воспользоваться достаточно простыми и эффективными правилами речи. Но сначала рассмотрим распространенные ошибки, т.е. менее эффективные формы языка обращений:

1) Непрямая просьба и намеки, например: «Мне нужно отвезти эти посылки в FedEx». Конечно, это то, что мне нужно, но даже, несмотря на то, что вы единственный, кто кроме меня присутствует в комнате, прямо вас я об этом не попросил.

2) Очень общая просьба (мы еще поговорим об этом): «Я хочу, чтобы ты уважал меня и дал мне больше свободы».
Конечно, но как конкретно мне это сделать?

Совет

3) Любые слова, подразумевающие «ты мне должен»: «Это самое меньшее, что ты можешь сделать, после всего, что я сделал для тебя».У меня есть интересный опыт наблюдения, насколько едва уловимой может быть динамика этого «ты мне должен» и насколько хорошо большинство из нас это чувствуют и стараются всеми силами избежать просьб, в которых слышится, что мы кому-то что-то должны.

Нет никакой радости и удовольствия оказывать помощь в таком случае, к тому же это лишает нас самоуважения и чувства независимости.

Читайте также:  «побег из шоушенка». история создания: кто такой фрэнк дарабонт и почему ему доверился сам стивен кинг?

Много лет назад жена меня спросила: «Вымоешь посуду?» — немного помолчала и добавила – «…я мыла ее вчера».

Когда до меня дошел смысл второго предложения, меня осенило: «Знаешь, когда ты спросила, вымою ли я посуду, моя внутренняя готовность была 98%, но когда ты добавила «я мыла ее вчера», она упала до 50%».

Всего небольшой намек на то, что я что-то должен, лишил меня удовольствия помочь жене, к тому же у меня возник страх, что мной манипулируют. С тех пор мы часто наблюдали такое и у себя, и у пар, которые мы консультируем. Это очень распространенное явление, которое обычно проходит не замеченным.

К сожалению, многие так воспитаны, что думают, что кто-то может хотеть сделать что-то для нас, только если у нас есть над ним власть  или он нам должен. Трагедия в том, что когда я говорю «я мыл посуду вчера», я верю, что от этого другой захочет мне помочь, а получается обычно наоборот. Или он сделает, что я прошу, но от чувства вины и  впоследствии это принуждение нам еще аукнется.

Вот пять основных приемов, с помощью которых можно эффективно доносить свои просьбы до окружающих:

Для эффективных просьб я использую «Позитивный язык действия в настоящем» (или конкретный язык). Но заметьте, что я использую слово «позитивный», НЕ в значении «милый», «замечательный», «радостный» и т.д. Слово «позитивный» означает, что я прошу о том, чего я хочу, а не о том, чего НЕ хочу (что в данном случае было бы негативным языком).

1) Говорите о чем-то конкретном, а не о чем-то вообще:Если вы попросите о чем-то вообще, например, скажете: «Я хочу, чтобы ты меня уважал», я назову это «желанием», а не просьбой.

Обратите внимание

Чтобы быть точным, спросите себя, что ваш собеседник может на самом деле сделать или сказать, что будет для вас проявлением уважения к вам. Иногда я называю это выполнимой просьбой.

Вы можете, например, обратиться с такой просьбой:«Я хочу, чтобы ты назвал несколько сделанных мною вещей, которыми ты восхищаешься. Ты бы хотел сделать это прямо сейчас?»

Неконкретными будут просьбы вроде: «Я хочу, чтобы ты был более расположен к Джил» и «Я хочу, чтобы ты больше думал о чувствах Джил». Это желания, а не просьбы.

2) Используйте «я хочу, чтобы ты», вместо «я хочу, чтобы ты не»Если вы попросите кого-то «прекратит быть таким эгоистом», могут возникнуть несколько проблем:Во-первых, слушатель даже не услышал, что вы хотите, чтобы он сделал. Он услышал, что вы хотите, чтобы он не делал.Во-вторых, вы используете глагол «быть». Вы говорите слушателю не прекратить что-то делать, а прекратить быть кем-то.

Поэтому я советую избегать просьб с глаголом «быть». Лучше придумайте конкретное действие, которое человек может сделать, чтобы удовлетворить вашу потребность.

Человек по своей природе — очень творческое существо,  он больше любит делать, чем НЕ делать (подумайте, как вы реагируете, когда вам говорят не делать чего-либо). К тому же, даже если вы сказали что-то вроде «Я хочу, чтобы ты был более внимателен к мнению окружающих», остается непонятным, чего вы желаете, и какие действия слушающего могут означать «внимание».

В данном случае, даже если вы сообщили слушателю, чего хотите, ваше пожелание все еще выражено очень неконкретно, возможно, слишком расплывчато, чтобы слушатель понял, что делать.
Чтобы сформулировать просьбу о том, чего вы хотите и сделать ее понятной, в данном случае вы могли бы сказать так:

«Скажи, согласен ли ты с этим: когда идет обмен мнениями среди коллег на совещании, я хочу, чтобы ты записывал все интересные идеи, которые у них есть, потом ждал две минуты, а потом уже выступал со своими предложениями».

Классическая история, демонстрирующая необходимость говорить людям, чего вы хотите и при этом формулировать свою просьбу очень конкретно: женщина, прошедшая тренинг NVC, узнав как формулировать просьбы и говорить о том, что она хочет, спросила мужа:«Ты бы не хотел взять отпуск?»

Важно

Она сильно расстроилась, когда в ответ на ее просьбу муж действительно договорился о трехнедельном отпуске, но записался на турнир по гольфу и уехал туда один.

3) Просите в настоящем времени:Просьба – «В следующий раз хорошо выспись перед важной встречей» в принципе сформулирована правильно, она конкретна, но она о будущем действии («в следующий раз»).

А вот как она может быть сформулирована про действие в настоящем: «Скажи мне, что я могу сделать  прямо сейчас, чтобы ты чувствовал уверенность, что найдешь способ хорошо выспаться перед следующей важной встречей?».

«Я хочу, чтобы ты научился спокойно переносить выговор начальника» — будущее.
Но «Согласен ли ты выслушать мои идеи о том, что поможет тебе успокоиться, когда начальник тобой не доволен» — настоящее.

4) Формулируйте открытые просьбы, т.е. такие, которые способствуют дальнейшему разговору. Избегайте слов, в которых слышится ультиматум.

«Ты здесь?», «Подпишешь этот договор сейчас?», «Будешь заниматься аэробикой три раза в неделю по полчаса?» — все просьбы действительно положительные, в настоящем и выполнимые. Это мне нравится.

Но на каждую из них можно ответить просто «да» или «нет», здесь нет возможности продолжить разговор.

Более того, отрицательный ответ не только не дает вам возможности получить то, что вы хотите, но и заставляет людей занять противоположные позиции – т.е. создать статичную ситуацию. Простое «да» — тоже не всегда хорошо.

Если человек говорит «да», а сам думает: «Да, но у меня нет выбора, я подпишу, а потом скоплю денег на юриста и отменю сделку» или он говорит «да», но думает: «Да, но я добьюсь, что всем станет известно, что он меня заставил». Скорее всего, это не то «да», которое вы хотели бы получить.

В NVC мы считаем, что если люди делают то, чего мы хотим из страха, вины или стыда, в конечном счете, нам всем это дорого обходится.

Совет

Превратить данные просьбы в открытые просьбы можно так: «Можешь подписать сейчас? Если нет, скажи, что мешает тебе это сделать?».

Или «Скажи, есть ли что-то, что мешает тебе стопроцентно согласиться на занятия аэробикой три раза в неделю?». Такие просьбы помогают нам «играть на одном поле» — мы можем по-настоящему понять друг друга.

Иногда это способствует принятию решений, о которых сначала и не подумали.

5) Обращайтесь с просьбой к человеку, а не группе:
«Я хочу, чтобы мы обращались друг к другу, не используя слов «лжец» и «обманщик» или «Я хочу, чтобы мы обсудили новый договор» — данные просьбы довольно конкретны, и мне это нравится. Но они говорят вашему слушателю, что вы хотите, чтобы «мы» сделали, а не «они» сделали.

«Согласен ли ты продолжить этот разговор, найдя другие слова вместо «лжец» и «обманщик», чтобы выразить свои потребности?», — один из вариантов обращения к человеку напрямую.

В группах часто можно услышать, как кто-то говорит «Я хочу, чтобы мы сделали Х», оставляя неясным, какой ответ (если вообще какой-то нужен) даст говорящему уверенность, что кто-то согласен делать Х.  Вместо этого можно было бы сказать: «Я хочу определиться с политикой Х.

Кто хочет сообщить мне сейчас о других вариантах или у кого есть потребности, которые не совместимы с Х? – в данном случае вы обращаетесь к группе, но, и в то же время, просите отдельных людей.

И наконец, существует последний элемент в области просьб, который труднее всего контролировать:
Слышит ли слушатель требование (т.е. создается ситуация, которая угрожает его/ее независимости) или просьбу (замечательную возможность помочь и сделать подарок другому человеческому существу).

Это сложный момент: я делаю все «правильно» (обращаюсь с открытой просьбой, правильно подбираю слова) и все равно получаю негативную реакцию или недовольное согласие. Скорее всего, мой слушатель услышал требование.

Проблема на данном этапе может быть в том, что начал я просьбу с энергией просьбы, но потом стал смещаться и давить на человека. Я думаю: «Что такое с этой идиоткой? Она явно враждебно настроена. Она же должна была услышать просьбу». Если я пойду по этому пути, ситуация ухудшится.

Как можно понять, что человек услышал требование, а не просьбу?  По ответу «да»/»нет» невозможно понять, что услышал человек. Это, например, очевидно, если вас «послали».

И менее явно это может выразить язык тела или интонации, в которых слышится обида или просто нежелание действовать. Если человек думает, что у него нет выбора, он соглашается под нажимом.

Обратите внимание

Что же я могу сделать в такой ситуации? Во-первых, дать себе (или получить от кого-то) эмпатию в связи с моим расстройством и фрустрацией. Возможно, взять паузу.

Во-вторых, удостовериться, что человек действительно услышал требование вместо просьбы: «Скажи, хоть ты и согласилась, но мне показалось, что нехотя.

Может, ты подумала, что я жду только одного «правильного» ответа, или что я тебя каким-то образом «накажу», если ты не согласишься?».

Если человек каким-то образом дает понять, что это действительно так, вы можете сказать: «Скажи, как мне надо было это сказать, чтобы ты поняла, что я не применяю силу, что у тебя есть право выбора, и я его уважаю?».

Не удивительно, что некоторые люди, воспитанные в среде требований (явных и неявных), с трудом верят, что их действительно о чем-то просят.

В такой ситуации потребуется длительный диалог и время, чтобы человек услышал просьбу как просьбу и увидел, что у него есть возможность помочь кому-то.

Если вы оказались в такой ситуации, вам нужно самому решить, готовы ли вы потратить время и силы на то, чтобы человек начал доверять вашим просьбам. Но если вы примите такое решение и у вас это получится, вы будете вознаграждены.

Резюмируем:Три главных элемента просьбы:- Действительно ли вы обращаетесь с просьбой?- Соответствуют ли слова, которые вы используете (пять приемов) желанию попросить?- Слышит ли ваш слушатель просьбу или требование?

Не знаю, показались ли вам эти принципы простыми или сложными. Мне кажется, что они простые, но их трудно применять в жизни. Но я знаю, что их применение меняет и мою жизнь, и жизнь окружающих. Надеюсь, вы попробуете и посмотрите, подходят ли они вам и надеюсь, что они не только принесут пользу, но и изменят вашу жизнь.

www.compassionatecommunication.com
www.cnvc.org

Источник: https://tancha5550.livejournal.com/4107.html

Письмо-просьба. Образец написания 2019 года

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции.

В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге.

Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Правила составления письма-просьбы

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа.

Важно

Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики.

Читайте также:  Как перестать притягивать неудачи?

Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

  • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
  • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
  • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.

), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.

Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее.

Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы.

Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf

От НКО «Помощь пенсионерам» Депутату Законодательного собрания

Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

  • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
  • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf

Начальнику компании «ААА» Иванову И. И. От руководителя компании «БББ»

Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf

Начальнику компании «Восток» Иванову И. И. От руководителя компании «Запад»

Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Совет

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

С уважением, Борис Петров.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

  • Объяснение необходимости скидки.
  • Указание точного размера скидки, сроков.
  • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf

Начальнику компании «Плюс» Иванову П. П. От руководителя компании «Минус»

Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Иванову И. И. От руководителя компании «Где деньги»

Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

  • Точная сумма долга.
  • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
  • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf

Начальнику компании «Где деньги» Сидорову П. П. От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»

Иванова И. И.

Обратите внимание

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

  • 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
  • 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Иванову И. И. От руководителя компании «Где деньги»

Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

Читайте также:  Чего боялись и будут бояться звезды голливуда?

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf

Директору компании «ААА» Петрову Б. Б. От общественной организации

«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца.

Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу.

В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Источник: https://assistentus.ru/forma/pismo-prosba/

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?

Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:

«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:

«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»

Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!

Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».

Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетвори

Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.

Шаг 3. Обоснование просьбы

Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

Важно

На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:

Заинтересуйте адресата

Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

«Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах».

«Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей».

Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».

Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

«А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

Или решить проблему:

«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

Опишите значимость просьбы

Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела.

Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло».

Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.

«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками.

Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

Шаг 4. Изложение просьбы

Совет

Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м2 в день».

Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:

«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей».

В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».

О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.

Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».

В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.

Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

Но могут быть и другие варианты:

«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

Обратите внимание

Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.

ПРИМЕР:

Было

Стало

«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие.

С уважением и благодарностью,

Директор центра занятости

П.П. Петров»

«Уважаемый Иван Иванович!

Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии.

Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле.

В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании.

Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития.

С уважением и благодарностью,

Директор центра занятости

П.П. Петров»

И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации.

Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица.

Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя. 

Валентина Коренная

статья была опубликована в журнале «КАДРОВИК» № 4 (апрель), Казахстан, Алматы

Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу.

Источник: https://www.mental-skills.ru/synopses/effektivnoe-pismoprosba-za-5-shagov.html

Ссылка на основную публикацию